Die Ziele des E-Rechnungsprojekts sind gesetzt. Die akquirierten Projektmitglieder sind motiviert. Für die geplante Ausschreibung werden die Prozessentwürfe und die Anforderungen an das technische System, das die Prozesse abbilden soll, benötigt.
Erstes Ziel:
Vollständiges Lastenheft
In 16 Arbeitsgruppen haben zukünftige Nutzer Prozessentwürfe erarbeitet. Immer mit Blick nach vorne, um Abläufe zu verbessern. Die Gruppen waren heterogen – um möglichst viele unterschiedliche Blickwinkel und Anforderungen an eine Beschaffung zu erfassen. Jede Arbeitsgruppe hatte am Ende der Workshops einen eigenen Prozessentwurf. Drei Beispiele sind unten zu sehen.
Die Vielfältigkeit der Beschaffungen an der RUB zeigte sich auch durch die unterschiedlichen Schwerpunkte der Projektmitglieder. Den Beschäftigten der Fakultät für Ostasienwissenschaften ist eine reibungslose Zollabwicklung wichtig, der Leiter des Zentrallagers möchte weniger Lieferverkehr auf dem Campus und die Beschäftigten der UB eine Schnittstelle, zu den dort vorherrschenden Programmen SISIS und LAS:eR. Eine Übersicht aller beteiligten Einheiten befindet sich hier im Serviceportal.
Jeder Prozessschritt wurde einzeln betrachtet. Was wird benötigt, um diesen Schritt abzuschließen? Welche Angaben müssen gemacht werden? Welche Hinweise sind hilfreich? Auf welche Daten soll zugegriffen werden können?
Bonpago unterstütze uns dabei, die Anforderungen zu strukturieren und in die benötigten Kategorien einzuordnen. Dieses umfangreiche Lastenheft bildete die Grundlage für die EU-weite Ausschreibung.
Die Vergabe
Am 24. Dezember 2020 wurde die Ausschreibung auf dem Vergabemarktplatz NRW veröffentlicht. Die Leistungsbeschreibung nahm 51 Seiten in Anspruch. Die Anbieter hatten bis zum 1. Februar Zeit, ein entsprechendes Angebot einzureichen.
Ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte und so gehörte zu jedem Angebot eine sechsstündige Anbieterpräsentation. Seitens der RUB nahmen nicht nur das Projektteam, sondern auch ein Abteilungsleiter von IT.SERVICES, der Leiter der zentralen Beschaffung, die stellvertretende Leiterin des Dezernats 4 und Mitarbeiter der Bonpago GmbH teil.
Die Anbieter mussten u.a. einen Einblick in eine mögliche Umsetzung eines Bestellprozesses zeigen und die Verarbeitung von Eingangsrechnungen vorführen.
Zum Abschluss gab es eine fast 2-stündige Fragerunde. Hier wurden viele technische Fragen, aber auch Fragen zur Nutzerfreundlichkeit gestellt.
Die Angebote wurden von mehreren Personen unabhängig voneinander bewertet und im April konnte der Zuschlag erteilt werden.
Und damit stand fest: Die Firma Wertschöpfer IT wird unsere Prozesse auf der JobRouter Plattform umsetzten.
