Die Digitalisierung, unendliche Möglichkeiten. Wir schreiben das Jahr 2021. Dies ist die Geschichte des Projekts „Einfach Einkaufen“. Geleitet von Grace Raatz, unterstützt von der Projektassistenz Amanda Siepe und circa 100 weiteren Beschäftigten der Ruhr-Universität Bochum.
Wie alles begann…
Um dem Thema Digitalisierung in der Verwaltung Schwung zu verleihen, erlässt das Land im Juli 2016 das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen – EGovG NRW). Für das Dezernat 4 ist Paragraph 7a entscheidend: “Unabhängig vom Auftragswert und vom Betrag der Rechnung sind elektronische Rechnungen… zu empfangen und zu verarbeiten….”
Das Vorprojekt
Um sich mit dieser zukünftigen Aufgabe zu befassen, wurde eine zentrale Projektgruppe an der RUB eingerichtet. Mitglieder dieser Gruppe waren vier leitende Mitarbeiter*innen des Dezernats 4.
Den Mitgliedern der Projektgruppe war klar – da ist mehr möglich, als nur die Erfüllung der Mindestanforderung: der verpflichtenden Annahme elektronischen Rechnungen ab April 2020.
Zusammen mit der MACH AG, BONPAGO und Herrn Prof. Dr. Herrmann (RUB) wurden die Grundsteine für unser aktuelles Projekt erarbeitet.
Ende 2017 stand fest: Ziel ist die Einführung eines elektronischen Rechnungsprozesses von der Bestellung bis zur Archivierung.
- Geführte Bearbeitung aus einer digitalen Aufgabenliste heraus
- Automatisierung des Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsprozesses
- Zusammenführung der Prozesse Beschaffung, Rechnung, Archivierung
- Wegfall von Medienbrüchen
- Transparenz über Stand der Bearbeitung
- Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben
- Einfacher Belegnachweis bei Drittmittelprüfungen
Mit diesem geplanten Projekt geht die RUB einen Schritt weiter als andere Hochschulen, die nur den Teilprozess der Rechnungsbearbeitung digitalisieren.
Start E-Rechnungsprojekt – Von der Bestellung bis zur Zahlung
Mitte 2018 konnte mit Grace Raatz die passende Projektleiterin verpflichtet werden. Frau Raatz arbeitete zuvor als Drittmittelkoordinatorin am Lehrstuhl für Werkstofftechnik und kennt die Abläufe auf dem Campus. Schnell war für sie klar, dass dies ist kein Projekt ist, das allein in der Verwaltung geplant werden kann.
Frau Raatz holte Amanda Siepe als Projektassistenz zur Unterstützung. Frau Siepe arbeitet seit 2010 für das Dezernat 4 und kennt die Strukturen.
Des Weiteren sollte der Campus und die Abteilungen der Universitätskliniken aktiv mit einbezogen werden. So wurden rund 100 Beschäftigte der RUB aus verschiedenen Einrichtungen (Fakultäten, Sonderdienstleistungsbereiche, zentrale wissenschaftliche Einrichtungen usw.) akquiriert, um das Projekt zu unterstützen.
Am 14. März 2019 begann die große Reise. Der Startschuss für das E-Rechnungsprojekt ist gefallen.
