Nach drei Testphasen für die dezentralen Besteller lief nun das erste Trainingsspiel für die Buchhaltung. Gut 40 Mitarbeiter*innen prüften den aktuellen Entwicklungsstand.
Testphase
Am Dienstag 10. Mai 2022 startete für die Mitarbeiter*innen aus der Buchhaltung ein neuer Projektabschnitt. Bis zu diesem Zeitpunkt haben Sie viel theoretischen Input geliefert, immer wieder Fragen beantwortet, aber noch nie ihr zukünftiges Arbeitswerkzeug live erlebt.
Mit einer mehrstündigen Veranstaltung startete die zwei wöchige Testphase. Im Anschluss wurde erkundet und ausprobiert.
Wir waren sehr auf das Feedback gespannt.
Hierfür gab es einmal einen klassischen Bewertungsbogen und die im Projekt etablierte Entwicklersprechstunde. Bei diesem Format können sich zukünftige Nutzer*innen direkt mit den Entwickler*innen austauschen.
Die frühe Einbindung des Fachpersonals hat sich auf alle Fälle gelohnt. Die Grundstimmung im Feedback ist sehr positiv. Natürlich gibt es an der einen oder anderen Stelle noch Verbesserungspotential und genau um dieses zu finden, dafür war die Testphase da.
Die Entwickler und wir freuen uns, nun noch weitere Teilprozesse zu konfigurieren und dabei direkt die ein oder andere Anmerkungen umsetzen zu können.
Ausblick
Die Arbeit in der Buchhaltung wird sich grundlegend verändern. Die „normale“ Eingangsrechnung in Papierform werden nicht mehr auf dem Schreibtisch liegen. Das händische Abtippen der relevanten Daten entfällt.
Im Bestfall trifft zukünftig die Rechnung als strukturierter Datensatz (XRechnung) ein, der von JobRouter ohne weiteres gelesen und übernommen werden kann.
Eintreffende Papierrechnungen werden ab der Einführungszeitpunkt von JobRouter direkt an der Poststelle gescannt und ebenfalls digital weitergeleitet. Danach können aus dem so generierten PDF, welches durch eine optical character recognition- Software (OCR-Software) angereichert wurde, die Daten ohne abtippen übernommen werden.
Die Postlaufzeiten quer über den Campus oder zu den Außenliegenschaften entfallen.
Zudem wird bereits im Vorfeld der Genehmigungsprozess durchlaufen, dadurch erwarten wir insgesamt deutlich verkürzte Bearbeitungszeiten der Rechnungen.
