Mit dem Jahresende kommen die obligatorisch Rückblicke. Da wir jedoch bereits im neuen Jahr angekommen sind legen wir zusätzlich einen Ausblick obendrauf
Was bisher geschah (2021)
Vergabe
Das letzt Jahr begann voller Erwartung. Wir hatten Ende des Jahres 2020 die Ausschreibung für unser Workflow-Management-System (WMS) im Vergabeportal NRW veröffentlicht und die Abgabefrist lief bis Anfangs Februar. Die ersten Wochen waren also voller Spannung. Welche Anbieter geben ein Angebot ab? Wer wird den Zuschlag bekommen?
Am 1. Februar um 12:00 Uhr endete die Abgabefrist.
12:05 Uhr rief ich den Leiter der Zentralen Beschaffung an – ich platze vor Neugier.
Darauf folgte das Prozedere der Angebotsprüfungen, Bewertungen und schlussendlich der Erteilung des Zuschlags.
Das komplette erste Quartal stand ganz im Zeichen der Beschaffung.
Implementierung
Im Anschluss wurde der Fokus des Projekts sehr IT-lastig. Server wollten aufgesetzt, Systeme und Software installiert werden.
Vertreter von IT.Services haben zusammen mit Mitarbeitern von Wertschöpfer besprochen welche Systeme auf Daten aus anderen Systemen zugreifen sollen / müssen und wie das ganze vonstatten gehen soll.
Zentraler Rechnungseingang
Ich verstand regelmäßig nur noch Bahnhof und widmete mich deshalb einem anderen großen Thema: der Einführung des Zentralen Rechnungseingangs (ZRE).
Obwohl noch nicht alle Beschäftigten der RUB das Projekt Einfach Einkaufen kennen so kam trotzdem keiner am ZRE vorbei. Seit Anfangs Herbst gab es fast wöchentlich eine Infoveranstaltung, es gab zwei Top Meldungen im Serviceportal, Flyer wurden verteilt und im Brief der Kanzlerin wurde die Einführung ebenfalls erwähnt.
Bestellworkflow
Währenddessen stellte das Team von Wertschöpfer zusammen mit der Projektleiterin Grace Raatz den Bestellworkflow auf die Beine. Zwei Testphasen und viel Input unserer Testergruppe später sind wir nun in der 3. Entwicklungsstufe angekommen, die vom 17. Januar bis zum 4. Februar 2022 getestet wird. Wir sind jetzt schon gespannt auf die Reaktionen.
Fortsetzung folgt 2022
Das Projekt startet in dieses Jahr mit der dritten Testphase des Bestellprozesses. Diesesmal gibt es einiges auszuprobieren:
- Die Bestellung kann nun vorkontiert werden
- Einbindung weiterer Personen zur Bestellvorbereitung
(erstellen und zuweisen von Aufgaben) - Ein- und mehrstufige Freigabe
Nun dürfen 124 Tester*innen bis zur ersten Februarwoche sich auf der Testumgebung austoben und alle möglichen Bestellszenarien durchspielen.
Auch in dieser Testphase findet die beliebte Entwicklersprechstunde statt, in der die Entwickler von Wertschöpfer direkt den Terster*innen für alle Fragen, Anregungen und Rückmeldungen zur Verfügung stehen.
Während der Bestellprozess bereits getestet wird steckt der Rechnungsprozess noch in den Kinderschuhen. Zur Zeit arbeitet ein Team von Entwicklern zusammen Mitarbeitenden von IT.Services, den Dezernaten 4 und 7 sowie der Projektleitung an der Umsetzung des Rechnungsprozesses.
Die Hauptpunkte für 2022 auf einen Blick:
- Testung Bestellprozess abschließen
- Rechnungsprozess konfigurieren und testen
- Digitales Archiv aufsetzten
- Informationskampagne zum Rollout starten
Informationen rund um das Projekt finden Beschäftigte der RUB auch im Serviceportal der RUB (nur intern oder über VPN zugänglich). Zum Beispiel hier auf unserer Projektseite 🙂
